朝晩、寒暖の差が激しく変な風邪が流行っている様ですが、皆さんは体調の方は大丈夫でしょうか?通勤電車の際など人混みの中はマスクの着用が無難かもしれません。

 今回は、営業マンのコミュニケーションツールとして欠く事の出来ない、メールに関して考えてみたいと思います。

 メールの返信は早ければ早いほど良いと言われています。そして、一方で焦って返信した場合のミスを懸念してスピードだけにとらわれず、熟考を進める方もいます。

 はたして、どちらが正しいのでしょうか?

 私は、基本的には即レス派(即、返信するタイプ)です。ただ、即レスと言っても頂いたメールを確認しましたレベルにとどめて、再度メールをする事も多々あります。

 何故かと言いますと相手(多くは得意先)のストレスを少しでも減らす為です。

 メールですから、電話ほどは急ぎではないかもしれません。しかし、私自身メールの返事は早い程うれしいですし、返信が遅いとはたして見て頂いているかどうかが気になったりもします。
 それを私は、多かれ少なかれストレスだと思っています。

 但し、無暗に変身を急いでも相手の求めているレベルに達していなければ、それまたストレスになります。

 つまらないミス(文字間違い、曜日違いなど)を防止する為の読み直しや、ファーストドラフト感を避けて内容のブラッシュアップやレベル感をアップしたい時には、書いた直後よりも少し時間を空けて(翌日など)頭がフレッシュな状態な時に読み直し(振り返り)をするのが有効です。

 そう考えると、とにかくすぐに返信というのも最良の選択とは言えなさそうです。

 結局、相手に安心してもらう為には見ています、そして対応中ですよという所までは即返信。具合的な内容は、対応に必要な時間内で後程、返信というのが最適なのではないでしょうか。

 営業マンはチャンスを逃す事は出来ませんので特に即レスが基本になりますが、仕事が雑ではお客様の信頼を得ることは出来ません。

 もし、受け取りましたの返事を即レスしていない。逆にいつも急いで回答しているが内容に不安がある。そんな場合は返事に関して、即レス+後程の回答の2段階方式を試してみませんか?

 きっとお客様のストレスを減らして、自分自身も仕事に余裕が持てる様になると思います。


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